Які канцелярські товари потрібні офісу?

Канцтовари для офісу використовують для створення та підписання документів, структурування інформації та зберігання паперів, точних підрахунків та багато іншого. Головне – правильно вибрати вироби та пристрої, які допоможуть прискорити робочий процес. Розповідаємо, яка канцелярія потрібна до офісу.

Список необхідних канцелярських товарів для офісу

У список канцелярії для офісу, яка необхідна співробітникам, входять кілька приладдя:

• Папір офісний. Його використовують для роздрукування документів, створення записів, креслень та багато іншого. Висока якість паперу – запорука тривалого терміну використання офісної техніки та презентабельного зовнішнього вигляду документів. Усі листи поділяють на три категорії: клас «A» для друку рекламних матеріалів на лазерному принтері, клас «В» – для кольорових копій, клас «С» – для чорно-білого друку чорнових варіантів. Щільність паперу вибирайте від 80 до 95 г/м2, а білизну – від 95 до 98%.
• Олівці. Якщо в офісі їх рідко використовують, виділіть співробітнику по 1-2 олівці середньої жорсткості, зазвичай вони маркуються HB. Це універсальні моделі, які підійдуть для записів, створення розмітки на аркуші паперу чи опрацювання малюнка. Для побудови креслень підійдуть тверді олівці з маркуванням T або 2T, тому що вони залишають тонку лінію.
• Калькулятори. Краще, якщо кожен співробітник матиме персональний пристрій. Вибирайте моделі з великим дисплеєм, щоб на ньому були чітко видно цифри.
• Гумки. Вибирайте невеликі моделі без малюнків та будь-яких написів. Бажано, щоб гумки були білого кольору, тому що вони найкраще стирають олівець. Не вибирайте двосторонні стирачки, які використовують для видалення написаного ручкою. Такі моделі псують папір і залишають після себе сліди. Якщо потрібно стерти написане ручкою, краще використовувати коректори тексту.
• Файли чи мультифори. Вони призначені для захисту документів від механічних пошкоджень, їх зберігання та подальшого скріплення у папці. Кількість, яка знадобиться кожному співробітнику, залежить від обсягу паперів. Файли мають розмір стандартизований під формат офісного паперу.
• Скотч. Знадобиться по 1 мотку на людину. Добре, якщо в офісі буде скотч різної ширини, це дозволить підклеювати книги та файли, а також запакувати коробки при необхідності.
• Папки. Вони потрібні для сортування та зберігання документів. Найчастіше використовують папки на кільцях, швидкозшивачі, планшетки та реєстратори. Кожна модель має своє призначення. Папки офісні на кільцях, швидкозшивачі та реєстратори використовують для зберігання паперів, їх поділу за алфавітом або іншими параметрами, планшетки застосовують для виступів.
• Степлери. При виборі потрібно звертати увагу на пробивну потужність – скільки аркушів можна скріпити за один раз. Також знадобляться скоби, найзатребуваніші – це № 10 та № 24. Перші розраховані на маленькі канцелярські степлери, а другі – на великі.
• Ручки. Для офісу бажано закупити кілька упаковок із синіми, фіолетовими або чорними пастами, тому що такі кольори витрачаються найшвидше. Рідше використовують червоні та зелені відтінки, зазвичай ними виділяють важливу інформацію. Ручки можуть бути будь-якими – кульковими, гелевими, пуховими, капілярними або ролерними. Але краще віддати перевагу першим моделям, тому що вони не течуть і не розмазуються.
• Маркери. Найпопулярніші кольори – це жовтий, червоний та зелений. Краще вибирати кілька наборів з різною товщиною та формою стрижня: товсті прямокутні підійдуть для виділення великих частин речення, а тонкі конусоподібні – для підкреслення.
• Ножиці. Тут також керуйтесь правилом – по одному канцтовару на людину. Для офісу підійдуть ножиці середніх розмірів, близько 12,5 см завдовжки. Вибирайте моделі з болтиком між двома лезами, у майбутньому його можна буде підкрутити та продовжити термін експлуатації виробу.
• Дироколи для паперу. Цей канцтовар дозволяє робити отвори в аркушах паперу, які необхідні для подальшого підшивання документів. Головне у виборі – це потужність дирокола. Вона обчислюється кількістю листів, у яких можна зробити отвори за один раз. Для офісного дирокола середня потужність складає 10-40 документів. Також краще віддавати перевагу моделям у металевому корпусі, тому що вони міцніші та довговічніші.

Список може змінюватися, залежно від ваших потреб. Наприклад, якщо ви часто друкуєте картинки, флаєри, візитки, то купіть не звичайний білий папір, а кольоровий або глянсовий. Якщо степлером неможливо з'єднати деякі деталі, придбайте клей ПВА.

Норми витрати канцтоварів

У кожній компанії норми витрати канцелярського приладдя різняться. Щоб розрахувати точну кількість, необхідну вашим співробітникам, потрібно скласти список канцтоварів, які ви постійно купуєте, а потім поділити його на дві категорії:

• Довготривале використання. Вироби мають певний термін придатності, використовуються рідко та потребують додаткових витратних матеріалів. До таких канцтоварів відносять папки-швидкозшивачі, дироколи, степлери, підставки для папок, канцелярські ножиці, органайзери.
• Короткочасне використання. Ці канцтовари витрачаються за потребою. До категорії відносять блокноти, маркери, папір, гумки, ручки та олівці, клей, скоби для степлерів, скріпки, коректори для тексту.

Вироби довготривалого використання оновлюють рідко приблизно один раз на рік, а канцтовари короткочасного застосування необхідно закуповувати щомісяця за потребою.

Визначити норму витрати канцелярського приладдя можна самостійно, але цього необхідно вести щомісячний звіт витрат. Точні розрахунки, які будуть потрібні для подальшого планування закупівель, ви отримаєте на другий-третій місяць роботи.

Можна також скористатися готовими таблицями, підготовленими на основі середньостатистичних даних. На місяць на одного співробітника знадобляться:

• текстовиділювачі та маркери – 1 упаковка;
• ножиці, лінійки, степлер та антистеплер – 1 шт.;
• ручка синього або чорного кольору із довжиною письма 2 км – 1-2 шт.;
• стрижні для ручки – 1-2 шт.;
• лотки для паперів – 1-3 шт.;
• скотч канцелярський – 1 шт.;
• блокнот для записів на 96 аркушів – 1 шт.;
• щоденник - 1 шт.;
• мультифора (файли) – 1 упаковка.

Інші канцтовари, наприклад, клей, коректор, витрачаються не так швидко, тому їх можна закуповувати раз на квартал чи за потребою. Папір краще замовляти оптом, у палетах, щоб не купувати його щомісяця.

Як правильно вибрати канцтовари для офісу?

При виборі канцтоварів для офісу віддавайте перевагу продукції відомих брендів – це зменшить ймовірність браку. Популярні ТМ використовують для виробництва якісні матеріали та ретельно стежать за кожним етапом створення канцелярського приладь.

Також визначтеся з бюджетом, який ви готові витратити. Від нього залежатиме, товари якої вартості ви оберете.

В інтернет-магазині «Алекс-Канц» є великий вибір канцтоварів для офісу. Ми встановлюємо низькі ціни та організовуємо доставку по всій Україні.