Какие канцелярские товары нужны для офиса?

Канцтовары для офиса используют для создания и подписания документов, структурирования информации и хранения бумаг, точных подсчетов и многого другого. Главное – правильно выбрать изделия и устройства, которые помогут ускорить рабочий процесс. Рассказываем, какая канцелярия нужна в офис.

Список необходимых канцелярских товаров для офиса

В список канцелярии для офиса, которая необходима сотрудникам, входят несколько принадлежностей:

• Бумага офисная. Ее используют для распечатки документов, создания записей, чертежей и многого другого. Высокое качество бумаги – залог длительного срока использования офисной техники и презентабельного внешнего вида документов. Все листы делят на три категории: класс «A» для печати рекламных материалов на лазерном принтере, класс «В» – для цветных копий, класс «С» – для черно-белой печати черновых вариантов. Плотность бумаги выбирайте от 80 до 95 г/м2, а белизну – от 95 до 98%.
• Карандаши. Если в офисе их редко используют, выделите сотруднику по 1-2 карандаша средней жесткости, обычно они маркируются HB. Это универсальные модели, которые подойдут для записей, создания разметки на листе бумаги или проработки рисунка. Для построения чертежей подойдут твердые карандаши с маркировкой T или 2T, потому что они оставляют тонкий линии.
• Калькуляторы. Лучше всего, если у каждого сотрудника будет персональное устройство. Выбирайте модели с большим дисплеем, чтобы на нем были отчетливо видны цифры.
• Ластики. Выбирайте небольшие модели без рисунков и каких-либо надписей. Желательно, чтобы ластики были белого цвета, потому что они лучше всего стирают карандаш. Не выбирайте двусторонние терки, которые используют для удаления написанного ручкой. Такие модели портят бумагу и оставляют после себя следы. Если нужно стереть написанное ручкой, то лучше использовать корректоры текста.
• Файлы или мультифоры. Они предназначены для защиты документов от механических повреждений, их хранения и дальнейшего скрепления в папке. Количество, которое понадобится каждому сотруднику, зависит от объема бумаг. Файлы имеют размер, стандартизированный под формат офисной бумаги.
• Скотч. Понадобится по 1 мотку на человека. Лучше всего, если в офисе будет скотч разной ширины, это позволит подклеивать книги и файлы, а также упаковывать коробки при необходимости.
• Папки. Они нужны для сортировки и хранения документов. Чаще всего используют папки на кольцах, скоросшиватели, планшетки и регистраторы. У каждой модели есть свое назначение. Папки офисные на кольцах, скоросшиватели и регистраторы используют для хранения бумаг, их деления по алфавиту или другим параметрам, планшетки применяют для выступлений.
• Степлеры. При выборе нужно обращать внимание на пробивную мощность – сколько листов можно скрепить за раз. Также понадобятся скобы, самые востребованные – это № 10 и № 24. Первые рассчитаны на маленькие канцелярские степлеры, а вторые – на большие.
• Ручки. Для офиса желательно закупить несколько упаковок с синими, фиолетовыми или черными пастами, потому что такие цвета расходуются быстрее всего. Реже используют красные и зеленые оттенки, обычно ими выделяют важную информацию. Ручки могут быть любыми – шариковыми, гелевыми, перьевыми, капиллярными или роллерными. Но лучше отдать предпочтение первым моделям, потому что они не текут и не размазываются.
• Маркеры. Самые популярные цвета – это желтый, красный и зеленый. Лучше выбирать несколько наборов с разной толщиной и формой стержня: толстые прямоугольные подойдут для выделения больших частей предложения, а тонкие конусовидные – для подчеркивания.
• Ножницы. Здесь также руководствуйтесь правилом – по одному канцтовару на человека. Для офиса подойдут ножницы средних размеров, около 12,5 см длиной. Выбирайте модели с болтиком между двумя лезвиями, в будущем его можно будет подкрутить и продлить срок эксплуатации изделия.
• Дыроколы для бумаги. Этот канцтовар позволяет делать отверстия в листах бумаги, которые нужны для дальнейшего подшивания документов. Главное в выборе – это мощность дырокола. Она исчисляется количеством листов, в которых можно сделать отверстия за один раз. Для офисного дырокола средняя мощность составляет 10-40 документов. Также лучше отдавать предпочтение моделям в металлическом корпусе, потому что они прочней и долговечней.

Перечень может меняться, в зависимости от ваших потребностей. Например, если вы часто печатаете картинки, флаеры, визитки, то купите не обычную белую бумагу, а цветную или глянцевую. На случай, если степлером невозможно соединить некоторые детали, приобретите клей ПВА.

Нормы расхода канцтоваров

В каждой компании нормы расхода канцелярских принадлежностей отличаются. Чтобы рассчитать точное количество, необходимое вашим сотрудникам, нужно составить список канцтоваров, которые вы постоянно покупаете, а затем разделить его на две категории:

• Долговременное использование. Изделия имеют определенный срок годности, используются редко и нуждаются в дополнительных расходных материалах. К таким канцтоварам относят папки-скоросшиватели, дыроколы, степлеры, подставки для папок, канцелярские ножницы, органайзеры.
• Кратковременное использование. Эти канцтовары расходуются по необходимости. К категории относят блокноты, маркеры, бумагу, ластики, ручки и карандаши, клей, скобы для степлеров, скрепки, корректоры для текста.

Изделия долговременного использования обновляют редко, примерно один раз в год, а канцтовары кратковременного применения необходимо закупать каждый месяц по необходимости.

Определить норму расхода канцелярских принадлежностей можно самостоятельно, но для этого необходимо вести ежемесячный отчет расходов. Точные расчеты, которые понадобятся для дальнейшего планирования закупок, вы получите на второй-третий месяц работы.

Можно также воспользоваться готовыми таблицами, которые подготовлены на основе среднестатистических данных. В месяц на одного сотрудника понадобятся:

• текстовыделители и маркеры – 1 упаковка;
• ножницы, линейки, степлер и антистеплер – 1 шт.;
• ручка синего или черного цвета с длиной письма 2 км – 1-2 шт.;
• стержни для ручки – 1-2 шт.;
• лотки для бумаг – 1-3 шт.;
• скотч канцелярский – 1 шт.;
• блокнот для записей на 96 листов – 1 шт.;
• ежедневник – 1 шт.;
• мультифора (файлы) – 1 упаковка.

Остальные канцтовары, например, клей, корректор, расходуются не так быстро, поэтому их можно закупать раз в квартал или по необходимости. Бумагу лучше заказывать оптом, в паллетах, чтобы не покупать ее каждый месяц.

Как правильно выбрать канцтовары для офиса?

При выборе канцтоваров для офиса отдавайте предпочтение продукции известных брендов – это снизит вероятность брака. Популярные ТМ используют для производства качественные материалы и тщательно следят за каждым этапом создания канцелярских принадлежностей.

Также определитесь с бюджетом, который вы готовы потратить. От него будет зависеть, товары какой стоимости вы выберите.

В интернет-магазине «Алекс-Канц» есть большой выбор канцтоваров для офиса. Мы устанавливаем низкие цены и организовываем доставку по всей Украине.